შეხვედრაზე, შეხვედრაზე ან შეხვედრაზე მიღებული მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები უნდა ჩაიწეროს ოქმში, რათა მათ მიიღონ აღსრულება. ამისათვის, უპირველეს ყოვლისა, აუცილებელია პროტოკოლის სწორად შედგენა, დიდი ყურადღება მივაქციოთ დოკუმენტის როგორც ფორმას, ასევე შინაარსს. ერთიანი ფორმის არარსებობის მიუხედავად, აქ არის გარკვეული თავისებურებები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
მოამზადეთ A4 ფურცელი ან კომპანიის ბლანკი (შიდა დოკუმენტებისთვის). ეს გიშველის სრული დეტალების ხელით შეყვანისგან (ორგანიზაციის სახელი, მისამართი და ა.შ.). ფურცლის ზედა ცენტრში დაუყოვნებლივ დაწერეთ სახელი "ოქმები", ხოლო მის ქვემოთ, უფრო მცირე ზომის ბეჭდვით, მოკლედ აღწერეთ არსი - შეხვედრის მთავარი თემა. მიუთითეთ ღონისძიების თარიღი და ადგილი. ახლა დაიწყეთ სავალდებულო შესავალი ნაწილის შევსება, რომელიც ეხება შეხვედრის მონაწილეთა ჩამონათვალს, რომლებიც უშუალოდ მონაწილეობენ ზოგადი გადაწყვეტილებების მიღებაში.
ნაბიჯი 2
დასაწყისში დაწერეთ გვარი, სახელი, პატრონიმიკა და ხელმძღვანელის (შეხვედრის თავმჯდომარის) პოზიცია. იმავე ფორმატში დაასახელეთ მდივნის დეტალები, რომელიც ატარებს შეხვედრის ოქმს. შემდეგ, "დაესწრო" განყოფილებაში, ჩამოთვალეთ ყველა, ვინც მონაწილეობა მიიღო შეხვედრაში (სრული სახელი, თანამდებობა). მონაწილეთა დიდი რაოდენობის შემთხვევაში, რომელთა სია არ განთავსდება გვერდზე, მიეთითება მათი საერთო რაოდენობა, ცალკეულ დოკუმენტში დაურთეთ სრული სია. ნუ დაივიწყებთ მასზე ბმულს პროტოკოლის ბოლოს "დანართის" განყოფილებაში. მომდევნო ბლოკში მოათავსეთ "დღის წესრიგის" განყოფილება. დანომრილ სიაში აქ ჩამოთვალეთ ამ შეხვედრის ყველა საკითხი.
ნაბიჯი 3
შეავსეთ ოქმის შინაარსი მკაცრად, დღის წესრიგში მითითებული ბრძანების შესაბამისად. თითოეული პუნქტი უნდა შეიცავდეს სამ განყოფილებას. პირველ მათგანში ("მოსმენილი") მიუთითეთ მოხსენების ტექსტები და აუცილებლად მიუთითეთ სახელები და ინიციალები, ასევე მომხსენებლების პოზიციები. განყოფილებაში "მომხსენებლები", მსგავსი ფორმატით, მიუთითეთ შეხვედრის სხვა მონაწილეები, რომლებმაც სიტყვით გამოვიდნენ დისკუსიის დროს. შემდეგ განყოფილებაში, სახელწოდებით "გადაწყვეტილია", ჩამოთვალეთ მოსმენის დროს მიღებული გადაწყვეტილებები, მიუთითეთ "წინააღმდეგ", "կողմ" ან "თავი შეიკავეს" ხმების რაოდენობა. შემდეგ, მოათავსეთ შეხვედრის თავმჯდომარისა და მდივნის ხელმოწერები.
