დოკუმენტების განკარგვა ძალიან რთული და შრომატევადი პროცესია. როგორც წესი, უამრავი დოკუმენტი გროვდება ორგანიზაციების არქივებში, რომლებიც ხანდაზმულობის ვადის გასვლის შემდეგ უნდა განადგურდეს, ანუ განადგურდეს. ძალზე მნიშვნელოვანია არქივის განადგურებასთან დაკავშირებული ყველა დოკუმენტაციის სწორად შევსება. ერთ-ერთი მთავარი დოკუმენტი არის აქტი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
პირველ რიგში, უნდა აღინიშნოს, რომ დოკუმენტების განადგურებამდე უნდა აიღოთ მათი აღწერილობა, ანუ, გადაამოწმოთ ყველა თარიღი, ხელმისაწვდომობა და საიდუმლოება. არსებობს დოკუმენტები, რომლებიც არა მხოლოდ გადაყრას, არამედ გადაწვას (ან განადგურებაშია დამქუცმაცებელში), რათა არ მოხდეს სავაჭრო საიდუმლოებების გამჟღავნება.
ნაბიჯი 2
დარწმუნდით, რომ უნდა გააკეთოთ ინვენტარიზაცია დოკუმენტაციის განსახორციელებლად. ასევე, ბრძანებით, დანიშნეთ ის პირები, რომლებიც საექსპერტო კომისიაში მოხვდებიან. მათ შორის გამოყოფენ თავმჯდომარეს, რომელიც პასუხისმგებელია საბუღალტრო განყოფილებაში დოკუმენტების გადატანაზე.
ნაბიჯი 3
თავად აქტს დოკუმენტების განკარგვის შესახებ, რომლებსაც ხანდაზმულობის ვადა გაუვიდა, არ აქვს ერთიანი ფორმა. ამიტომ, მისი შედგენა შეგიძლიათ ნებისმიერი ფორმით.
ნაბიჯი 4
პირველ რიგში, მიუთითეთ ორგანიზაციის დეტალები, ისინი შეიძლება განთავსდეს როგორც ზედა მარჯვენა კუთხეში, ასევე მარცხნივ. აქ მიუთითეთ ორგანიზაციის სახელი შემადგენელი დოკუმენტების, სტრუქტურული ერთეულის, საბანკო რეკვიზიტების, მისამართისა და კონტაქტების მიხედვით.
ნაბიჯი 5
ოდნავ ქვემოთ მარჯვნივ, დაწერეთ "მე ვეთანხმები", ქვემოთ მიუთითეთ მენეჯერი და დატოვეთ ველი მისი ხელმოწერისა და შედგენის თარიღის ქვეშ.
ნაბიჯი 6
ქვემოთ, ცენტრში დაწერეთ "მოქმედების ვადაგასული დოკუმენტების განაწილებისა და განადგურების შესახებ აქტი". ამის შემდეგ, ქვემოთ მოცემულ სტრიქონში მიუთითეთ საფუძველი, ანუ თავის შეკვეთა (შეკვეთა). შემდეგ ჩამოთვალეთ საექსპერტო კომისიის პირები, მიუთითეთ მათი სახელები და თანამდებობები.
ნაბიჯი 7
შემდეგ დაწერეთ მსგავსი რამ:”საექსპერტო კომისიამ (სიით, ინვენტარით) ხელმძღვანელობით, განადგურებისათვის გამოყო დოკუმენტები, რომლებმაც დაკარგა ხანდაზმულობის ვადა.” შემდეგ მიუთითეთ მონაცემები ცხრილის სახით, რომელიც უნდა შეიცავდეს სვეტებს, როგორიცაა სერიული ნომერი, დოკუმენტის თარიღი, სათაური, განმარტება, დოკუმენტების რაოდენობა, დოკუმენტის ნომერი ინვენტარში (სია).
ნაბიჯი 8
ცხრილის შემდეგ შეაჯამეთ, ანუ მიუთითეთ გადამუშავებული დოკუმენტების რაოდენობა. ამასთან, აქტს ხელი უნდა მოაწეროს კომისიის ყველა წევრმა. თავმჯდომარემ ხელი უნდა მოაწეროს, რომ დოკუმენტები მთლიანად გადაეცემა გადამუშავების მიზნით. დასასრულს, განათავსეთ შედგენის თარიღი და დალუქეთ ყველაფერი ორგანიზაციის ბეჭდის ლურჯი ბეჭდით.
