პიარ მენეჯერი უნდა იყოს მცოდნე თავისი საქმის შესახებ. ეს ხსნის მნიშვნელოვანი ინფორმაციის არქივის შენარჩუნების აუცილებლობას, რომელსაც პრესის დოსიე ან მედიის დოსიე ეწოდება.
პიარ მენეჯერის არქივი
პრესის დოსიე იკრიბება ყველა მნიშვნელოვანი სიახლის, პირის ან მოვლენისთვის, რომლებიც პირდაპირ ან არაპირდაპირ აისახება ორგანიზაციის რეპუტაციაზე.
ოპტიმალურია ცალკე შევსების კარადების შენახვა:
- რეგულარული და ერთჯერადი ღონისძიებები: გამოფენები, სემინარები, მრგვალი მაგიდები, შეხვედრები და საქმიანი ვახშამი;
- ძირითადი პირები, მოსაზრებების ლიდერები, ორგანიზაციის პოზიციის მოკავშირეები და მისი ოპონენტები;
- თემები, რომლებიც რეგულარულად გაშუქდა PR- სერვისით. მნიშვნელოვანია შეაგროვოთ არა მხოლოდ ორგანიზაციის საკუთარი მასალები, არამედ საზოგადოების რეაქცია, სარედაქციო მასალები, ექსპერტთა კომენტარები და ა.შ.
- ინდუსტრიული მედია და ჟურნალისტები.
პრესის დოსიე, ისევე როგორც ნებისმიერი არქივი, უნდა იყოს დინამიური ინფორმაციის ბაზა, რომელშიც ინფორმაცია რეგულარულად განახლდება და ახალი ინფორმაცია გულმოდგინედ გროვდება.
კოლექციის ტექნიკა
ტექნიკური თვალსაზრისით, პრესის დოსიე შეიძლება იყოს ბეჭდური ან ელექტრონული. ყველაზე ხშირად, პრესის დოსიეზე სამუშაოს შესამცირებლად, დასაშვებია ორივე დამატებითი არქივის ვარიანტი.
პრესის დოსიაში შედის მედიაში გამოქვეყნებული პუბლიკაციები, პიარ – სამსახურის საკუთარი მასალები. პირებისთვის გამოიყენება ბიოგრაფიები, ფოტოები, პირადი მონაცემები (პირის ნებართვით), პირადი საკონტაქტო ინფორმაცია და თანაშემწეების ტელეფონები. მნიშვნელოვანია პრესის დოსიეს შედგენა ღონისძიების პროგრამებიდან, რეზოლუციებიდან, მონაწილეთა დარიგებებიდან და ორგანიზატორების კონტაქტებიდან.
პრესის დოსიაში განსაკუთრებული ადგილი უჭირავს ინფორმაციას მედიისა და ჟურნალისტების შესახებ. პიარის სპეციალისტმა დეტალური აღწერა უნდა გაუკეთოს თითოეულ სპეციალიზირებულ მედიას, იმისდა მიუხედავად, არის თუ არა ორგანიზაცია ამჟამად ურთიერთობაში რედაქციასთან, თუ არა. ნედლეული მონაცემები უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას ტირაჟის შესახებ (თუ ეს ბეჭდური გამოცემაა), დასწრების შესახებ (ინტერნეტ რესურსებისთვის), ინფორმაცია დამფუძნებლების, აღმასრულებელი დირექტორის, რედაქტორისა და ინდუსტრიის ჟურნალისტების შესახებ.
ყველა მედია პარტნიორის დაბადების თარიღები, განურჩევლად იმისა, თუ რა თანამდებობას იკავებენ ისინი სარედაქციო იერარქიაში, არასოდეს იქნება ზედმეტი. რიგითი თანამშრომელი და მედია კორპორაციის ხელმძღვანელი ერთნაირად მოხარული იქნებიან, თუ მეგობრული ორგანიზაციის პიარ – სამსახური მათ პატარა საფოსტო ბარათით ან ყვავილების აყვავებულ თაიგულს ულოცავს. ჟურნალისტების შესახებ ინფორმაცია საუკეთესოდ შემოიფარგლება ორგანიზაციის ინფორმაციის კომპეტენციით. თუ პიარის სამსახურმა მოამზადა და კორესპონდენტს გადასცა ორგანიზაციის ანალიტიკოსი მასალის მოსამზადებლად, ამის შესახებ კვალი უნდა დატოვოთ პრესის დოსიაში. ეს გაუადვილებს ცოდნის ამოსავალი წერტილის ცოდნას კოლეგებს განმეორებითი კონტაქტით.
პრესის დოსიის შევსება პირდაპირ კავშირშია იმასთან, თუ რამდენად ფართო საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახური აანალიზებს მედიას. როგორც კი გამოჩნდება ახალი სტატია PR- მენეჯერის ორგანიზაციის საქმიანობასთან დაკავშირებულ თემასთან დაკავშირებით, ის უნდა შეიტანოს პრესის დოსიეში. თქვენ ასევე უნდა გააკეთოთ ვიდეო მოთხრობები, საავტორო სვეტები, ავტორიტეტული ბლოგერების ჩანაწერები და სხვა ინფორმაცია.
დაშვება პრესის დოსიეზე
თუ პრესის დოსიე ჩამოყალიბებულია ხანგრძლივი პერიოდის განმავლობაში, მაშინ საკმაოდ ხშირად, გარდა ღია წყაროებიდან მიღებული ინფორმაციისა, მასში ჩნდება ე.წ. შინაგან ინფორმაციას, როგორც წესი, ეწოდება არაოფიციალური წყაროებიდან მიღებული ინფორმაცია, რომელიც ჯერჯერობით არ არის დადასტურებული საჯაროდ. ორგანიზაციების ოფიციალურ წარმომადგენლებს შეუძლიათ დიდი ხნის განმავლობაში შეინახონ ასეთი ინფორმაცია "უკომენტაროდ" სტატუსში, ამიტომ პრესის დოსიაში მოხვედრის შემდეგ, პიარ მენეჯერმა უნდა გაიხსენოს არქივში შესვლის შეზღუდვის აუცილებლობა მესამე მხარისთვის.
პრესის დოსიეებზე წვდომის შეზღუდვის კიდევ ერთი სტიმული არის პირადი მონაცემები, რომლებიც ხშირად ემატება ინფორმაციას პირების შესახებ.ამის გახსენება მნიშვნელოვანია ორგანიზაციის სხვა თანამშრომლებთან, სხვა ორგანიზაციების პიარ-სპეციალისტებთან და სხვა დაინტერესებულ მხარეებთან დაკავშირებისას. პრესის დოსიე შემუშავებულია ძირითადად ორგანიზაციის შიდა გამოყენებისათვის.
ეს ასევე განმარტავს უსაფრთხოების დამატებითი სისტემების დაყენების საჭიროებას ინფორმაციის გაჟონვის თავიდან ასაცილებლად. მნიშვნელოვანია ქაღალდის მასალების შეგროვება საქაღალდეებში, რომელთა წვდომა მკაცრად უნდა შეიზღუდოს. ელექტრონული ბაზები უნდა იყოს ხელმისაწვდომი PR- დეპარტამენტის თანამშრომლებისთვის, მოთხოვნის შემთხვევაში - ორგანიზაციის მენეჯმენტისთვის, მაგრამ კორპორატიული ინფორმაციის ფართო სპექტრისთვის დახურული უნდა იყოს.
