გუნდის შეხვედრა შეიძლება იყოს ეფექტური გზა სხვადასხვა სამუშაო სიტუაციების, მათ შორის კონფლიქტური სიტუაციების, ანალიზისთვის. იგი საჯაროდ განიხილავს სადავო საკითხებს და იღებს გადაწყვეტილებებს, რომლებიც სავალდებულოა თითოეული თანამშრომლისთვის. კოლექტიურ შეხვედრას წინ უსწრებს მრავალი მოსამზადებელი სამუშაო.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ჩამოაყალიბეთ შეხვედრის ძირითადი თემა. როგორც წესი, ტარდება კოლექტიური შეხვედრა ერთ აქტუალურ თემაზე. ეს შეიძლება იყოს, მაგალითად, ორგანიზაციის წლის მუშაობის ანალიზი ან შემცირებულ სამუშაო საათებზე გადასვლა.
ნაბიჯი 2
დაფიქრდი თქვენს დღის წესრიგზე. მისი პუნქტები იქნება კონკრეტული საკითხები, რომელთა განხილვაც საჭიროა. უნდა იყოს მინიმუმ ორი და არაუმეტეს ხუთი. შეაფასეთ კითხვები მნიშვნელობის შემცირების შესაბამისად. თუ შეხვედრის თემა საკმაოდ ფართოა, დღის წესრიგში ბოლო საკითხი დააყენეთ "Miscellaneous". აქ შეგიძლიათ ცოტათი გადაუხვიოთ მთავარი თემა და იმსჯელოთ მცირე პრობლემებზე, რაც ამ დროისთვის გუნდს აწუხებს.
ნაბიჯი 3
მოამზადეთ სპიკერები. კომპეტენტურმა თანამშრომელმა, რომლის აზრი გუნდში ავტორიტეტად მიიჩნევა, უნდა ისაუბროს შეხვედრის დღის წესრიგის თითოეულ საკითხზე. გააფრთხილეთ მომავალი ანგარიშის შესახებ 1-2 კვირით ადრე, რომ ადამიანმა მშვიდად დაფიქრდეს მის გაგზავნაზე. შეხვედრამდე 2-3 დღით ადრე ისაუბრეთ თითოეულ სპიკერთან, დარწმუნდით, რომ მისი გამოსვლის ტექსტი მზადაა და შეესაბამება მითითებულ თემას.
ნაბიჯი 4
მოამზადეთ შეხვედრების ოთახი. კარგია, თუ თქვენს ორგანიზაციას აქვს შეკრების დარბაზი ან შეხვედრების სხვა ოთახი. წინააღმდეგ შემთხვევაში, გამოიყენეთ რაც შეიძლება დიდი ოთახი. შეხვედრის დღეს საჭირო იქნება საკმარისი სკამების დაყენება და პროექტორი, კომპიუტერი და მიკროფონი დაკავშირებული და დაყენებული, ასეთის არსებობის შემთხვევაში. ასევე შეგიძლიათ წინასწარ მოაწყოთ თითოეული შეხვედრის მონაწილისთვის სპეციალური საქაღალდეები, სადაც განხილული იქნება დოკუმენტები.
ნაბიჯი 5
ყველა თანამშრომელს აცნობეთ შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი. გამოიყენეთ ერთ-ერთი ტრადიციული მეთოდი: განათავსეთ ინფორმაცია ფორუმზე, გამოაგზავნეთ ელ.წერილი, დაურეკეთ სტრუქტურული განყოფილებების უფროსებს, პირადად ესაუბრეთ თითოეულ თანამშრომელს. თქვენი არჩევანი დამოკიდებული იქნება კომპანიის ტრადიციასა და თანამშრომელთა რაოდენობაზე.
ნაბიჯი 6
დაარეგისტრირეთ დამსწრეები შეხვედრის დაწყებამდე. მოგვიანებით ამ სიას დაურთავთ ოქმს. დარწმუნდით, რომ შეხვედრა დაიწყეთ იმ დროისთვის, რომელიც დაგეგმილი იყო და გამოცხადდა თანამშრომლებისთვის. ნუ დაელოდებით გვიან მოსულებს, აჩვენეთ ღონისძიების მნიშვნელობა და სერიოზულობა.
ნაბიჯი 7
გამოაცხადეთ შეხვედრის ძირითადი თემა და ის საკითხები, რომლებსაც იქ განიხილავენ. სთხოვეთ გუნდს, აირჩიონ სხდომის თავმჯდომარე და მდივანი. როგორც წესი, ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან მისი მოადგილე აირჩევა თავმჯდომარედ, ხოლო მდივანი - მდივანი. თავმჯდომარე ჩაატარებს შეხვედრას, წესრიგის დაცვას და წესების დაცვას. მდივნის მოვალეობებში შედის დეტალური ოქმის დაცვა: მომხსენებლების გამოსვლების ჩაწერა, მათთვის შეკითხვების დასმა, დისკუსიები და წინადადებები.
ნაბიჯი 8
დაიცავით საუბრის დადგენილი ვადები, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენს შეხვედრას ემუქრება შუაღამემდე გაჭიანურებით და არასდროს მიიღოთ რაიმე გადაწყვეტილება. როგორც წესი, მთავარ მომხსენებლებს განკარგულებაში აქვთ 15-20 წუთი, მაგრამ არაუმეტეს 30. მეორეხარისხოვან საკითხებზე თანამოსაუბრეები უნდა იყვნენ 10-15 წუთში. მონაწილის გამოსვლა აუდიტორიიდან შემოიფარგლება 2-3 წუთით. კითხვაზე პასუხის გაცემა შეგიძლიათ არა უმეტეს 5 წუთისა. თუ დრო გადაჭარბებულია, მკაცრად გაახსენეთ წესები.
ნაბიჯი 9
შეხვედრის დღის წესრიგის მოგვარების შემდეგ და ყველას სიტყვით გამოსვლის შემდეგ მოკლედ შეაჯამეთ შეხვედრა. თუ მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები იქნა მიღებული, მათი პროექტი ხმამაღლა უნდა წაიკითხოს ყველა დამსწრეზე.
ნაბიჯი 10
შეხვედრიდან ორი დღის განმავლობაში უნდა მოამზადოთ ოქმისა და მიღებული გადაწყვეტილებების საბოლოო ვერსია. ოქმი უნდა შეთანხმდეს და ხელმოწერილი უნდა იყოს სხდომის თავმჯდომარის მიერ. გადაწყვეტილებები და მათი შესრულების ვადები მიაქციეთ ყველა იმ თანამშრომელს, ვინც მათ უნდა შეასრულოს ისინი.
