დატვირთულ სამუშაო გრაფიკში შეიძლება რთული იყოს დროის გამოყოფა არა მხოლოდ ლანჩზე, არამედ ხუთწუთიანი შესვენებისთვის. საგანგებო რეჟიმში მუშაობა არ იწვევს მხოლოდ ფიზიკურ დაღლილობას. გროვდება ფსიქოლოგიური დისკომფორტი, რამაც შეიძლება დეპრესია გამოიწვიოს. ამიტომ საჭიროა სამუშაო დღის კომპეტენტური ორგანიზება, რათა მოვახდინოთ მოვალეობების შესრულება ჰიპერ ძალისხმევის გარეშე.
დროის მართვის მატრიცა - როგორ უნდა ავაშენოთ იგი
სამუშაო დროის ოპტიმიზაციის ყველაზე პოპულარული საშუალებაა ეიზენჰაუერის მატრიცა. ეს არის პირველი, რასაც ასწავლიან დროის მენეჯმენტის ტრენინგების შედგენა. მარტივ ოთხუჯრედიან ცხრილში იწერება დავალებები, პრიორიტეტების მიხედვით დაყოფილი. ზედა მარცხენა მოედანზე - სასწრაფო და მნიშვნელოვანია. ეს მოიცავს მწვავე კრიზისული სამუშაო მომენტების მოგვარებას, გადაუდებელ ამოცანებს, პროექტებს, რომელთა ვადებიც უახლოვდება. მარჯვენა ზედა ნაწილში - მნიშვნელოვანი, მაგრამ არც ისე სასწრაფო საკითხები. ეს არის ახალი პროექტების დაგეგმვა, დასრულებული ეფექტურობის შეფასება, მიმდინარე ყოველდღიური ამოცანები, საქმიანობის ახალი სფეროების იდენტიფიცირება. ქვედა მარცხენა უჯრედი - ამოცანები, რომლებიც ნაკლებად მნიშვნელოვანია, მაგრამ აქტუალურია. ეს მოიცავს სატელეფონო საუბრებს, ზოგიერთ შეხვედრას, გადაუდებელი მასალების განხილვას, სოციალურ საქმიანობას. და ბოლო, ქვედა მარჯვენა უჯრედი - მნიშვნელოვანია არა მნიშვნელოვანი და არც სასწრაფო. ეს არის რუტინული სამუშაო, ზოგიერთი ზარი, გასართობი.
ყველაზე ეფექტურ სამუშაო დღედ ითვლება ის დღე, როდესაც ზედა მარჯვენა კვადრატი მაქსიმალურად ივსება - მნიშვნელოვანი, მაგრამ არა გადაუდებელი საკითხებით. ეს ნიშნავს, რომ დროა ყველა დაკისრებული დავალების შესრულება, ყველაფერი გეგმის მიხედვით მიდის, საგანგებო ვითარება არ არის გათვალისწინებული. თუ ზედა მარცხენა კვადრატი სავსეა, ეს ნიშნავს, რომ ბევრი დავალება გადაიდო "მოგვიანებით" და ახლა თქვენ უნდა გადაწმინდოთ გადაუდებელი და ძალიან მნიშვნელოვანი საკითხების დაგროვილი გროვა. ამავდროულად, გროვდება ისეთი რამ, რაც მნიშვნელოვანია, მაგრამ არა სასწრაფო, რომელიც ასევე უნდა გაკეთდეს, მაგრამ ამის დრო აღარ არის. საგანგებო სიტუაციის დასრულების შემდეგ, შემდეგი იქმნება იმის გამო, რომ ყოფილი არა გადაუდებელი საქმეები დიდი ხნის წინ მიუახლოვდა მათი განხორციელების ვადებს.
მოვლენების ასეთი განვითარების თავიდან ასაცილებლად აუცილებელია ეიზენჰაუერის მატრიცის შედგენა რეგულარულად და არა მხოლოდ სამუშაო დღეს. ყველაზე ეფექტური მენეჯერები ამას რამდენჯერმე აკეთებენ. თვის ბოლოს - შემდეგი, ძირითადი ამოცანების უჯრედებზე განაწილება. კვირის ბოლოს - შემდეგი, მიმდინარე სამუშაოების სკვერებში გაფანტვა და კორექტირება. სამუშაო დღის დასრულებამდე - შემდეგი, პირველადი საკითხების გეგმის შედგენა. პასუხისმგებლობის ასეთი განაწილება ხუთ-ათი წუთი დასჭირდება და საშუალებას მოგცემთ არ ააფეთქოთ თქვენი ტვინი, თუ რომელი რამ გააკეთოთ ჯერ და რომელი - მოგვიანებით.
მუდმივი კრიზისი - რა უნდა გააკეთოს?
თუ რამ დაგროვდა და დაგროვდა, ხოლო მუშაკის რვა საათი საკმარისი არ არის ყველა მოვალეობის შესასრულებლად, ღირს უფლებამოსილების გადაცემა. ალბათ ძალიან ბევრი ამოცანაა დასახული, რომელთა მოგვარებაც ერთ თანამშრომელს არ შეუძლია. მენეჯმენტისთვის ამ სიტუაციის გარკვევა ღირს. ამისათვის თქვენ უნდა შეადგინოთ დავალებების სია ქვე-პუნქტებით - რა უნდა გააკეთოთ დავალების შესასრულებლად. კიდევ უკეთესი, დანიშნეთ დახარჯული დრო. ეს აშკარად აჩვენებს პატრონს, რომ არარეალურია გაუმკლავდეს ერთი ადამიანის მუშაობის მთელ მოცულობას. ამ შემთხვევაში, ამოცანების ნაწილი შეიძლება ჩამოიშოროს მენეჯერს და გადაეცეს სხვა თანამშრომელს.
