ორგანიზაციების უმეტესობას ათეულობით წლის განმავლობაში აქვს შენახული დოკუმენტები. თქვენი ფასიანი ქაღალდების დაკარგვის ან ნაოჭების თავიდან ასაცილებლად, შეიტანეთ ისინი პლასტმასის ან დაფის ფოლდერებში. ამის გაკეთებამდე დარწმუნდით, რომ თითოეულ ხელშეკრულებას მიანიჭეთ საკუთარი ნომერი. ამით უფრო ადვილი იქნება მისი პოვნა საჭიროების შემთხვევაში.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
იმისათვის, რომ მარტივად იპოვოთ სწორი ხელშეკრულება, შეადგინეთ ბუღალტრული აღრიცხვის წიგნი. აიღეთ სქელი კვადრატული რვეული. დანომრეთ პირველი ფურცელი. მისცეს უსაფრთხოების ნომერს და ჩაწერეთ ამ ჟურნალში. ნომერი შეიძლება შედგებოდეს მხოლოდ ციფრებისგან, მაგალითად 345. ან ჰქონდეს ასოები - 123-ID. გარდა ამისა, შეიყვანეთ ხელშეკრულების გაფორმების თარიღი. ჟურნალში მოცემული სტრიქონი ასე უნდა გამოიყურებოდეს: 1. ხელშეკრულება No345-Id, დათარიღებული 23.03.2011 წ. შენიშვნებში მიუთითეთ გარიგების არსი, თუ ამას მოითხოვს კორპორატიული სტილის დოკუმენტაცია.
ნაბიჯი 2
როდესაც ორგანიზაციაში ერთზე მეტი იურიდიული პირია, მოამზადეთ თითოეული საკუთარი ხელშეკრულების ჟურნალი. აღნიშვნისთვის გამოიყენეთ ჩვეულებრივი სიმბოლოები. მაგალითად, დაწერეთ შპს "სამი დათვი" -ს დოკუმენტები 456-TM. და აღნიშნეთ კონტრაქტები OJSC "მგლისა და წითელქუდა" 876-VKSH– სგან. ნომრები ნოუთბუქებში უნდა ჩაიწეროს ისე, რომ დაბნეულობა არ იყოს.
ნაბიჯი 3
მაშინაც კი, თუ კომპანიის თითოეული განყოფილება მონაწილეობს დოკუმენტების შესრულებასა და დამტკიცებაში, უნდა არსებობდეს ხელშეკრულებების აღრიცხვის ერთი წიგნი. წინააღმდეგ შემთხვევაში, განმეორდება დოკუმენტების რაოდენობა, რაც უთანხმოებას გამოიწვევს კომპანიის საქმიანობაში. დაავალეთ მდივანს ან ოფისის მენეჯერს, დაიცვან ეს ჟურნალი. არ მისცეთ თანამშრომლებს ბეჭედი ან ხელი არ მოაწერონ აღმასრულებელ დირექტორთან, სანამ მას არ მიენიჭება საიდენტიფიკაციო ნომერი.
