სპეციალური დოკუმენტაციის შენარჩუნება საწარმოს პერსონალის განყოფილების განუყოფელი ნაწილია. ამავე დროს, თითოეული თანამშრომლისთვის პირადი საქმე სავალდებულოა. მომავალში, პირადი ფაილები ინახება სპეციალურ საქაღალდეებში.
აუცილებელია
- - თანამშრომლის პირადი დოკუმენტები;
- - დოკუმენტების ჩამონათვალი;
- - საქაღალდე პირადი საქმისთვის.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დასაქმებულისთვის დაუყოვნებლივ დაიწყეთ პირადი საქმის რეგისტრაცია. საქმის შევსების ერთიანი ფორმა არ არსებობს, ასე რომ თქვენ თავად შეგიძლიათ განავითაროთ იგი. შექმენით თანამშრომლის პასპორტის, საპენსიო დაზღვევის მოწმობის, TIN მოწმობის და სხვა პირადი დოკუმენტების ასლები, საჭიროების შემთხვევაში, როგორიცაა სამედიცინო მოწმობა და მართვის მოწმობა.
ნაბიჯი 2
შექმენით თქვენი პირადი საქმის გარეკანი. მიუთითეთ თქვენი ორგანიზაციის სახელი შემადგენელი დოკუმენტების შესაბამისად, მიუთითეთ საქმის რიგითი ნომერი და მისი მომზადების თარიღი. ასევე შეგიძლიათ დაწეროთ დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების ხანგრძლივობა. დატოვეთ ადგილი შენიშვნებისთვის გათავისუფლების, გადაყენების და ა.შ. გარეკანის ცენტრში სრულად განათავსეთ თანამშრომლის გვარი, სახელი და პატრონიკი, მისი პოზიცია.
ნაბიჯი 3
პირადი საქმის პირველი გვერდი უნდა შეიცავდეს თანამშრომლის არსებული დოკუმენტების ინვენტარიზაციას. ინვენტარის შედგენა უმჯობესია ელექტრონული ფორმით. აუცილებლად მიუთითეთ უფლებამოსილი თანამშრომლის სახელი და ინვენტარიზაციის თარიღი. ინფორმაცია ხელმისაწვდომი დოკუმენტების შესახებ შეიძლება განთავსდეს ცხრილის სახით, თითოეული მათგანის რაოდენობის აღნიშვნით და საჭირო შენიშვნების გაკეთებით. ინვენტარის ქვედა ნაწილში უნდა იყოს შემდგენლისა და იმ თანამშრომლის ხელმოწერები, რომელთათვისაც შედგენილია პირადი საქმე. სიის შემდეგ დაურთეთ არსებული დოკუმენტების ასლები. ამას მოსდევს ყველა ნაშრომი, რომელიც უკავშირდება სამუშაო პროცესს, მაგალითად, შვებულების ბრძანება, ხელშეკრულებები შრომითი ხელშეკრულების ცვლილებებთან დაკავშირებით და ა.შ.
ნაბიჯი 4
შეიტანეთ თქვენი პირადი ფაილი არქივის საქაღალდეში. ეს დოკუმენტები უნდა ინახებოდეს პერსონალის სპეციალისტმა ან კომპანიის დირექტორმა მონაცემებზე შეზღუდული წვდომის პირობებში. თანამშრომლებს შეუძლიათ მიიღონ ნებისმიერი დოკუმენტი პირად საქმეში მენეჯერთან შეთანხმებით და პირადი ქვითრის საფუძველზე. როდესაც თანამშრომელი გაათავისუფლეს ან გადააყენეს, პირადი საქმე გადაეცემა სპეციალურ არქივს კომპანიის ყოფილი თანამშრომლების შესახებ.
