გამავალი დოკუმენტები არის ოფიციალური წერილები, რომლებსაც ორგანიზაცია უგზავნის მესამე მხარის ადრესატებს (მომწოდებლებს, მომხმარებლებს, მარეგულირებელ ორგანოებს და ა.შ.) ან სხვა ქალაქების კოლეგებს. როგორც წესი, ამ კორესპონდენციის გატარებაში პასუხისმგებელია ორი თანამშრომელი: შემდგენელი და კლერკი. პირველი პასუხისმგებელია ტექსტის მომზადებასა და შეთანხმებაზე. მეორე აღრიცხავს წერილს, აგზავნის ორიგინალს დანიშნულების ადგილზე და ინახავს მომსახურების ასლს.
აუცილებელია
- - კომპანიის ფორმა;
- - კომპიუტერი, რომელზეც დამონტაჟებულია ტექსტური რედაქტორი;
- - გამავალი დოკუმენტაციის რეგისტრაციის ჟურნალი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თუ შემდგენელი ხარ
დოკუმენტის პროექტის მომზადება. გამავალი წერილები შეიძლება იყოს პროაქტიული და საპასუხო. პირველ შემთხვევაში, თქვენ იწყებთ (იწყებთ) მიმოწერას სხვა ორგანიზაციასთან ან კონკრეტულ პირთან ნებისმიერ ოფიციალურ საკითხთან დაკავშირებით. საპასუხო წერილი უნდა შეიცავდეს მიღებულ მოთხოვნის შესაბამისი ინფორმაციას.
ნაბიჯი 2
თქვენი ორგანიზაციის ბლანკებზე ასლის დაბეჭდვა. დარწმუნდით, რომ დოკუმენტის ზედა ნაწილი, ე.წ. "სათაური" სწორად არის ფორმატირებული. კომპანიის დეტალების გარდა, რომელიც მოცემულია ფორმაში, იგი შეიცავს ადრესატის მონაცემებს და წერილის სათაურს.
ნაბიჯი 3
ზედა მარცხენა კუთხეში შეიტანეთ პირის სათაური, ინიციალები და გვარი, რომლისთვისაც განკუთვნილია დოკუმენტი, ორგანიზაციის ან პირის მისამართი. ინფორმაციის დაზუსტების პროცედურა ზუსტად იგივე უნდა იყოს, მაგალითად:
"შპს" ვოლნას "გენერალურ დირექტორს
I. I. სიდოროვი
რაბოჩაიას ქ., 37, ოფისი თოთხმეტი, სარატოვი, 109235.
ნაბიჯი 4
მარჯვნივ, თქვენი ორგანიზაციის დეტალების ქვეშ, განათავსეთ წერილის სათაური. ეს უნდა იყოს მოკლე და ნათლად ასახავდეს ტექსტის შინაარსს. მაგალითად:”შენობის სანიტარული მდგომარეობის გეგმიური შემოწმების ჩატარების შესახებ” ან”ძირითადი შეკეთების საჭიროების მქონე სახლების შესახებ ინფორმაციის მიწოდების შესახებ”.
ნაბიჯი 5
დაიწყეთ ძირითადი ტექსტი ადრესატის მისამართით და მიუთითეთ რისთვის ეგზავნება მას ეს წერილი. მაგალითად:”ძვირფასო ივან ივანოვიჩ! 2011 წლის 14 იანვარს გაცნობებთ გაქირავებული შენობის სანიტარული მდგომარეობის დაგეგმილ შემოწმებას”.
ნაბიჯი 6
თუ გამავალი დოკუმენტის დანართები არსებობს, ჩამოთვალეთ ისინი ძირითადი ტექსტის შემდეგ, მაგალითად:”დანართი 3 გვერდზე. 1 ეგზემპლარად. ტექსტის ბოლო გვერდის ბოლოში მითითებული უნდა იყოს დოკუმენტის შემქმნელი. როგორც წესი, წერილის ავტორი ასახავს თავის გვარს, ინიციალებს და სამუშაო ტელეფონს მთავარ შრიფტზე ნაკლები.
ნაბიჯი 7
შეამოწმეთ წერილი თქვენს ორგანიზაციაში გადაწყვეტილების მიმღებ პირებთან ნებისმიერი მიმართულებით. მაგალითად, ფინანსური სახსრების ხარჯვის დამადასტურებელ დოკუმენტაციას ამტკიცებს ბუღალტერი, ხოლო საგადასახადო ოფისის მოთხოვნაზე პასუხობს იურისტი. ორგანიზაციის თანამშრომლები, რომლებიც ამტკიცებენ წერილს, თავიანთ პირად ხელმოწერებს აწერენ ტრანსკრიპტს ტექსტის მეორე ასლის ბოლოს, ხელმძღვანელის ვიზის ადგილის ქვემოთ. საჭირო დამტკიცების მიღების შემდეგ, გამავალ დოკუმენტს ხელს აწერს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი.
ნაბიჯი 8
შეთანხმებული და ხელმოწერილი დოკუმენტი წარუდგინეთ კლერკს. თუ გსურთ ასლის შენახვა, დაბეჭდეთ დამატებითი ასლი. სთხოვეთ კლერკს, რომ დაადოს გამავალი ნომერი.
ნაბიჯი 9
თუ კლერკი ხარ
მიიღეთ გამომგზავნის გამავალი წერილი. შეამოწმეთ ძირითადი დეტალების ხელმისაწვდომობა და სისწორე, დამტკიცების ვიზები, ინფორმაცია შემქმნელის შესახებ და მენეჯერის ხელმოწერა. ყურადღება მიაქციეთ წერილის დანართების არსებობას.
ნაბიჯი 10
დოკუმენტის შესახებ ინფორმაციის ჩაწერა გამავალი ფოსტის ჟურნალში. თუ თქვენი ორგანიზაცია გადავიდა დოკუმენტის ელექტრონულ მენეჯმენტზე, გააგრძელეთ მონაცემთა ბაზის შენარჩუნების ინსტრუქციის შესაბამისად. ტრადიციული ქაღალდის ჟურნალში არ არსებობს მკაცრი რეგისტრაციის წესები. ამასთან, პრაქტიკაში ყველაზე ხშირად გამოიყენება ცხრილი შემდეგი სვეტებით:
- თარიღი;
- გამავალი დოკუმენტის ნომერი;
- ადრესატი;
- რეზიუმე (სათაური);
- დოკუმენტის შემქმნელი;
- შენიშვნა.
ნაბიჯი 11
გამავალი ნომერი ფორმირდება შემდეგნაირად. პირველ რიგში, მიუთითეთ საქაღალდის საფონდო სიის ნომერი, სადაც ინახება გამავალი შეტყობინებების ასლები. დაწერეთ კონკრეტული წერილის რიგითი ნომერი ტირე ან ხაზი. თქვენ მიიღებთ: "01-14-256" ან "01-14 / 256", სადაც 01-14 არის საქმის ნომერი, 256 არის დოკუმენტის ნომერი.
ნაბიჯი 12
შეიყვანეთ გამავალი ნომერი ფორმის სპეციალურ სტრიქონში. საპასუხო წერილისთვის აუცილებლად მიუთითეთ შემოსული დოკუმენტის ნომერი, რომელთანაც ასოცირდება. წერილის პირველი ასლი (დამტკიცების ვიზების გარეშე) დალუქეთ კონვერტში და გაუგზავნეთ ადრესატს. დოკუმენტის ასლის შეტანა შესაბამის ფაილის საქაღალდეში.
