დამსაქმებელს შეუძლია გაეცნოს თავისი თანამშრომლების შვებულების გრაფიკს რამდენიმე გზით. ყველაზე ხშირად, პერსონალის სამსახურები გასცემენ სპეციალურ გაცნობის ფურცელს ან ავსებენ დოკუმენტში ბოლო სვეტს.
ნებისმიერი დამსაქმებლის ერთ-ერთი მოვალეობაა თანამშრომლების დროული გაცნობა ადგილობრივი აქტების შესახებ, რომლებიც გამოიცემა კომპანიაში და პირდაპირ კავშირშია მათ საქმიანობასთან. ამ ვალდებულების შეუსრულებლობამ შეიძლება გამოიწვიოს ადმინისტრაციული პასუხისმგებლობა, ასევე შექმნას დამატებითი პრობლემები თანამშრომლებთან ურთიერთობაში. სწორედ ამიტომ, საწარმოს მენეჯერები და პერსონალის სამსახურები აცნობენ მუშაკებს ხელმოწერის საწინააღმდეგო ისეთ დოკუმენტებს, რომლებიც ასევე გათვალისწინებულია შრომის კანონმდებლობაში. დადგენილი ტიპის ერთ – ერთი ადგილობრივი მოქმედებაა დასაქმებულთა შვებულების გრაფიკი, რომლისთვისაც ორი მეთოდი შეიძლება გამოყენებულ იქნას: გაცნობის ცალკეული ფურცლის შედგენა ან თანამშრომელთა ხელმოწერების შეგროვება პირდაპირ გრაფიკზე.
თანამშრომლების გაცნობის ფურცლის შედგენა
ცალკე დოკუმენტის შექმნა, რომელსაც ეწოდება გაცნობის ფურცელი, არის შვებულების განრიგის შესახებ ინფორმაციის თანამშრომლებისთვის კომუნიკაციის უნივერსალური გზა. შეტყობინებების ამ ტიპს ორგანიზაციების უმეტესობა იყენებს და გაცნობის ფურცლის მთავარი ამოცანაა თანამშრომლებისგან წერილობითი დასტურის მიღება, რომ მათ წაკითხული აქვთ დოკუმენტი. ამიტომ ამ დოკუმენტის შედგენა შესაძლებელია ნებისმიერი ფორმით, მაგრამ მასში მითითებული უნდა იყოს შესაბამისი კალენდარული წლის შვებულების გრაფიკის დეტალები, აგრეთვე თანამშრომელთა სახელები და შეაგროვოთ მათი პირადი ხელმოწერები. გვარები და ხელმოწერები, როგორც წესი, მოთავსებულია ცხრილის სახით, რაც ამარტივებს ადგილობრივი აქტების გაცნობის პროცედურის ორგანიზებას.
შვებულების გრაფიკზე თანამშრომელთა ხელმოწერების შეგროვება
HR ზოგიერთ დეპარტამენტს ურჩევნია თანამშრომლების ხელმოწერების შეგროვება შვებულების განრიგის გაცნობის შესახებ პირდაპირ ამ დოკუმენტზე. შვებულების გრაფიკის ფორმა გაერთიანებულია, თუმცა დასაქმებულის შესახებ შეტყობინების მიზნით, ხშირად გამოიყენება ამ დოკუმენტის უკანასკნელი უკითხავი სვეტი, რომელსაც ეწოდება "შენიშვნა". მას შემდეგ, რაც გრაფიკში მოცემულია თითოეული თანამშრომლის ყველა მონაცემი, აგრეთვე შემდეგი ადგილობრივი წლის შვებულების დაწყების და დასრულების თარიღები ამ აქტში უკვე დაშლილია ცალკე სტრიქონებად, პირადი ხელმოწერა შესაბამის ხაზი ავტომატურად ადასტურებს იმ ფაქტს, რომ თანამშრომელი იცნობს დოკუმენტს. ინფორმაციის კომუნიკაციის ეს მეთოდი არსად არის აკრძალული, მაგრამ იგი შედარებით იშვიათად გამოიყენება.
