საარქივო მუშაობის უზარმაზარ და ცალკე სფეროდ ითვლება ის კითხვები, რომლებიც ეხება ორგანიზაციის არქივში მათი ჩაბარების დოკუმენტების მომზადებას. ამიტომ ისინი სერიოზულ ყურადღებას იმსახურებენ, ვინაიდან დოკუმენტებთან მუშაობის ამ ეტაპზე ხშირად ხდებიან სხვადასხვა მეთოდოლოგიური და პრაქტიკული შეცდომები, რომლებმაც შეიძლება მომავალში გამოიწვიოს უარყოფითი შედეგები არქივის მუშაობაში.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტების არქივში, მათ შორის, პერსონალის ფურცლების გადაცემასთან დაკავშირებული სამუშაოები, ჩვეულებრივ, იყოფა შემდეგ ეტაპებად: - პირველ რიგში, აუცილებელია დოკუმენტაციის ფორმირება მიმდინარე წარმოებაში და მისი დასრულების შემდეგ;
- საქმეების ფორმირების შემდეგ, ისინი უნდა შედგეს ყველა დადგენილი წესის შესაბამისად;
- შემდეგ ჩაატარეთ ღირებულებითი შემოწმება და მოემზადეთ საარქივო შენახვისთვის;
- ორგანიზაციის არქივში გადაცემული ყველა დოკუმენტის ინვენტარიზაცია;
- ბოლო ეტაპზე, ოფიციალური დოკუმენტების გადაცემა ორგანიზაციის არქივში.
ნაბიჯი 2
პირველ რიგში, თქვენ უნდა შეასრულოთ დოკუმენტაციის სწორად ფორმირება გარკვეულ კომპლექსებში პერსონალთან დაკავშირებული, ანუ შემთხვევებში. სპეციალურ საქაღალდეებში ასეთი ოფიციალური ფურცლები უნდა ჩამოყალიბდეს, როგორც შეკვეთები კომპანიის თანამშრომლების საქმიანობის სხვადასხვა ასპექტებისთვის, პერსონალისთვის, რომლებსაც აქვთ შენახვისთვის გამოყოფილი სხვადასხვა ვადები. ეს ეტაპი უნდა განხორციელდეს, რადგან ბრძანებების ნაწილი, რომელიც ეხება პერსონალს, ეძღვნება მხოლოდ მოქმედ საკითხებს, რომლებიც ეხება სამუშაო ადგილს, აგრეთვე პრემიებს თანამშრომლებზე და სამუშაო ადგილზე გადასვლას. ამ ტიპის ქაღალდი უნდა ინახებოდეს საწარმოს არქივში, სულ მცირე, სამოცდათხუთმეტი წლის განმავლობაში. ამავდროულად, შეკვეთების უმეტესობა, რომლებიც ეხება პერსონალის შემადგენლობას, ასახავს კომპანიის თანამშრომლების ოპერაციულ საკითხებს: შეკვეთები მივლინებებზე, მორიგეობებზე, შვებულებებზე და ა.შ. ასეთი დოკუმენტები უნდა ინახებოდეს ხუთი წლის განმავლობაში. სხვადასხვა შემთხვევაში საძიებო სისტემის გამოყენებისა და სამუშაოს ხელშესაწყობად მოხერხების მიზნით, უნდა ჩამოყალიბდეს ხუთი წლის და სამოცდათხუთმეტი წლის ნაშრომები.
ნაბიჯი 3
საჭიროა სწორად ჩამოყალიბდეს საწარმოს თანამშრომლებისა და ყველა თანამშრომლების პირადი ანგარიშები, რომლებიც ეხება ანაზღაურებაზე მკაცრად ხელფასების შესახებ მონაცემებს. ყველა საქაღალდე პირად საქაღალდეებში უნდა იყოს დალაგებული მხოლოდ ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით მათი მიღების თარიღის შესაბამისად. საქაღალდეში განთავსებული ყველა ნაშრომისთვის ასევე აუცილებელია საარქივო ინვენტარის შედგენა, რომელიც შეიცავს ისეთ დეტალებს, როგორიცაა: - ნაშრომის დასახელება;
- ინვენტარში შეტანილი ქაღალდის სერიული ნომერი;
- დოკუმენტში ფურცლების რაოდენობა;
- დოკუმენტის თარიღი და ნომერი (საჭიროების შემთხვევაში);
- პირად საქმეში შეტანილი ფურცლების რაოდენობის შემაჯამებელი ჩანაწერი;
- შენიშვნა.
