როდესაც ძალიან ბევრი დოკუმენტია დაგროვილი და ისინი ერთ წყობაში არიან, ძნელი იქნება იმის გარკვევა, თუ რა რას ეხება. სწორი დოკუმენტის მოძებნა კიდევ უფრო რთულია. ამ პრობლემის მოსაგვარებლად საჭიროა თქვენი დოკუმენტების ორგანიზება. აღწერილი მეთოდი შესაფერისია არა მხოლოდ ქაღალდზე დოკუმენტების მოსაწყობად, ის საკმაოდ ვრცელდება ელექტრონულ ფორმაში მყოფ დოკუმენტებზე, რა თქმა უნდა, მცირე ვარაუდით.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თქვენი დოკუმენტების ორგანიზება მარტივია, მაშინაც კი, თუ ისინი ძალიან ბევრია. გაეცანით ყველა არსებულ დოკუმენტს და შეადგინეთ კატეგორიების ჩამონათვალი, რომელთა მიხედვით დალაგდებით. დაადგინეთ, იქნება თუ არა ამ კატეგორიაში ქვეკატეგორიები. მაგალითად, ზოგადი კატეგორიის კონტრაქტებში შეიძლება გამოიყოს ხელშეკრულებები მიწოდების, მომსახურების მიწოდების მიზნით. შეკვეთებს შორის მონიშნეთ ზოგადი შეკვეთები, რომლებიც ეხება კომპანიის საქმიანობას და პერსონალის შეკვეთები.
ნაბიჯი 2
კატეგორიების ჩამონათვალის დასრულების შემდეგ, განსაზღვრეთ, თუ როგორ და სად განათავსებთ დოკუმენტებს. მენეჯმენტს ვეთანხმებით საოფისე ტექნიკის (საქაღალდეების, ფაილების, ფერადი სტიკერების) შეძენის ხარჯებს, რადგან საბუთების დალაგება და გავრცელება უფრო სასიამოვნოა, თუ ძველი ჩამონგრეული საქაღალდეების შეცვლა არ მოგიწევთ.
ნაბიჯი 3
დალაგეთ არსებული დოკუმენტები თქვენს მიერ შედგენილი სიის მიხედვით. განათავსეთ ისინი ცალკე დასტებად. საჭიროების შემთხვევაში, დაწერეთ მათ ფანქრით ან მიამაგრეთ სტიკერი (ისე, რომ დახარისხების პროცესში არ დაიბნევა).
ნაბიჯი 4
შეაფასეთ, მოთავსებულია თუ არა საქაღალდეში ერთი კატეგორიის (ქვეკატეგორიის) დოკუმენტები და შეიტანეთ ისინი. დოკუმენტების მომზადება უკეთესია მათი მომზადების თარიღის მიხედვით. როგორც წესი, ყოველდღიურ მუშაობაში, დოკუმენტები ივსება მათი შექმნისთანავე, ყველაზე ბოლო დოკუმენტები ზედა ნაწილში. საქმეების არქივში გადატანისას, წესრიგი იცვლება (ზედა ნაწილში არის ყველაზე ადრეული დოკუმენტი, ბოლოში - უახლესი შექმნის თარიღამდე).
ნაბიჯი 5
თუ სხვადასხვა წლის დოკუმენტებს ერთსა და იმავე საქაღალდეში შეიტანთ, ვიზუალურად გამოყავით ერთი წელი ფერადი სტიკერით ან უფრო დიდი ფურცლით. ამგვარი სანიშნეების საშუალებით ბევრად უფრო ადვილი ხდება მომავალში სასურველი დოკუმენტის პოვნა.
ნაბიჯი 6
შემდეგი დოკუმენტის დანართის გაკეთება.
ნაბიჯი 7
საჭიროების შემთხვევაში, შეადგინეთ ყველა საქაღალდის რეესტრი დოკუმენტებით, რომელშიც მითითებულია თითოეული საქაღალდის შინაარსი, მისი შექმნის თარიღი და მოვლის დასრულება, შენახვის ადგილი და ა.შ. დაალაგეთ საქაღალდეები ისე, რომ მათი გამოყენება მოსახერხებელი იყოს და არ მოგიწიოთ "გარღვევა" ტონა მაკულატურის საშუალებით.
