საოფისე სამუშაოები ნებისმიერი საწარმოს საქმიანობის მნიშვნელოვანი ნაწილია, რაც საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ ყველა ადმინისტრაციული და საქმიანი დოკუმენტი. თანამშრომელი ან მთელი განყოფილება, რომლის ამოცანები მოიცავს საოფისე სამუშაოს, არსებობს ყველა საწარმოში, მიუხედავად მისი საკუთრების ფორმისა. კომპეტენტურად მიწოდებული საოფისე სამუშაოები წარმოადგენს მთელი საწარმოს კარგად კოორდინირებული მუშაობის გარანტიას და მის სწრაფ რეაგირებას ბიზნესისა და ბაზრის პირობების ცვლილებებზე.
რისთვის მუშაობს საოფისე სამუშაოები?
ადრე თუ გვიან, საქმიანობის დაწყების შემდეგ, ნებისმიერი საწარმოს წინაშე დგას დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების აუცილებლობა, რომლებიც წარმოადგენს მენეჯმენტის ძირითად ინსტრუმენტს, რადგან მათი დახმარებით ხორციელდება სახელმძღვანელო მითითებების გადაცემა და ხდება მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების კომუნიკაცია. კონკრეტულ შემსრულებელს. საწარმოში საოფისე მუშაობის სისტემა მიზნად ისახავს უზრუნველყოს დოკუმენტაციის სტანდარტიზაცია და ერთგვაროვნება, ორგანიზება გაუწიოს მის აღრიცხვასა და შენახვას, რათა ხელი შეუწყოს ბიზნეს დოკუმენტებთან მუშაობას. საოფისე სამუშაო სისტემის ფუნქციები მოიცავს:
- სამუშაო პროცესის კომპეტენტური ორგანიზაცია, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების სწრაფი გადაცემას უმოკლეს გზაზე მინიმალური დროით, რაც საშუალებას მოგცემთ გააკონტროლოთ ნებისმიერი დოკუმენტის გავლა და მისი შესრულება დროულად;
- ყველა შემომავალი, გამავალი და შიდა დოკუმენტაციის რეგისტრაციისა და აღრიცხვის ავტომატიზირებული სისტემა;
- დოკუმენტების დაარქივება, რაც მათ საშუალებას აძლევს სისტემატიზირდნენ ფორმალური კრიტერიუმების შესაბამისად და ჩამოყალიბდნენ საქმეებად;
- საქმეების ნომენკლატურის შექმნა - კოდების სისტემა საქმის სათაურების სიების მიხედვით, მათი სისტემატიზაციის მიზნით და საარქივო არქივების შენახვის პერიოდების განსაზღვრა, რომლებიც დადგენილია საკანონმდებლო ან ინდუსტრიული რეგულაციებით.
თუ საწარმოში დოკუმენტის ნაკადთან მუშაობის ყველა ეს ფუნქცია განხორციელდა, შეგვიძლია ვთქვათ, რომ საოფისე სამუშაოების სისტემა შეცვლილია და მუშაობს, როგორც საჭიროა.
ორგანიზაციული და იურიდიული ასპექტები
საწარმოს დეტალების შემცველი ნებისმიერი დოკუმენტი განიხილება როგორც სამეწარმეო დოკუმენტი და, შესაბამისად, მასზე განისაზღვრება იურიდიული შედეგები, ე.ი. ამ დოკუმენტის წარდგენა შესაძლებელია სასამართლოში, წარმოშობილი კონფლიქტებისა და წინააღმდეგობების მოგვარებისას. ამიტომ, საოფისე სამუშაოების ჩატარება უნდა განხორციელდეს მარეგულირებელი დოკუმენტების - სპეციალურად შემუშავებული ინსტრუქციების საფუძველზე, დამოწმებული იურიდიული სამსახურის მიერ და დამტკიცებული საწარმოს ხელმძღვანელის მიერ. ეს ინსტრუქცია არა მხოლოდ სახელმძღვანელო, არამედ დოკუმენტია, რომელიც სავალდებულოა შესრულებისათვის, ამიტომ ყველა დაინტერესებული პირი უნდა გაეცნოს მას ხელმოწერის წინააღმდეგ.
დოკუმენტაციის ფორმები, რომელთა შესაბამისად საწარმო ახორციელებს თავის საქმიანობას, სტანდარტიზებული უნდა იყოს. დეტალების შემადგენლობა, რომლებიც მითითებული უნდა იყოს ფორმებზე, განისაზღვრება GOST R 6.30-2003 „დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემების შესაბამისად. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები . იგივე სტანდარტი ასევე ადგენს მოთხოვნებს ბიზნესისა და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის შესაქმნელად.
