დოკუმენტების სწორად შენახვა საოფისე მუშაობის მნიშვნელოვანი ელემენტია. დოკუმენტების არქივში გაგზავნამდე, ისინი უნდა იყოს ნაკაწრი. ამისათვის თქვენ უნდა იცოდეთ საქმის დაარქივების ძირითადი წესები.
Ეს აუცილებელია
- - awl;
- - ნემსი;
- - მკაცრი ძაფი;
- - წებო.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დანომრეთ ყველა ფურცელი შავი ტყვიის ფანქრით. ნომერი მოთავსებულია ზედა მარჯვენა კუთხეში. განათავსეთ დოკუმენტები ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, დაწყებული უძველესიდან. თუ არსებობს კონვერტები თანდართული დოკუმენტებით, მაშინ უნდა დანომროთ კონვერტი, შემდეგ კი თითოეული დოკუმენტი.
ნაბიჯი 2
ამოიღეთ ყველა ქაღალდის სამაგრები და სხვა მეტალის ნაწილები. თუ თქვენს დოკუმენტს არ აქვს შევსების ზღვარი, წაუსვით მას ქაღალდის ნაჭერი. მოამზადეთ ყველა ქაღალდი ნაკერების დასადებად ოთხი პუნქციის საფუძვლით და მოთავსებით მუყაოს ყდაზე.
ნაბიჯი 3
დოკუმენტების ჩალიჩები უნდა დაიჭიროთ დამჭერით, გახვრიტოთ საყრდენი ან გაბურღოთ სპეციალური მოწყობილობით საბუთების შესაკერად. დამჭერების ამოღების გარეშე, დაუკერით ქაღალდები გრძელი ნემსით უხეში ძაფის, ძაფის ან ფირის გამოყენებით.
ნაბიჯი 4
სწორი კერვისთვის საჭიროა ნემსის უკანა მხრიდან გადატანა ხვრელში, რომელიც ზედიზედ მეორეა, უკანა მხარის გასწვრივ ნემსის გადატანა და ისევ მეორე ხვრელში დაბრუნება. ამის შემდეგ, ნემსი უნდა გაიყვანოს წინა მხარეს და მეორე ხვრელი უნდა იყოს შეკერილი, მაგრამ უკვე ზემოდან. ძაფი გაიყვანეს უკნიდან და მისი ორი ბოლო ფიქსირდება ისე, რომ ძაფის კუდები დალუქონ ქაღალდით (მიკვლევის ქაღალდი).
ნაბიჯი 5
ორგანიზაციის ბეჭედი ედება ძაფებზე მიბმულ ქაღალდს და ხელს აწერენ ოფიციალური პირები (დირექტორი, მთავარი ბუღალტერი). მუყაოს ყდაზე არის წებოვანი დოკუმენტების ინვენტარი, რომლებიც შეტანილია პაკეტში. მასში მითითებული უნდა იყოს ორგანიზაციის სახელი და მისი სტრუქტურული ერთეული, მითითებული თარიღი, მითითებული უნდა იყოს დოკუმენტების შენახვის ვადა და საარქივო კოდი, თუ იგი მიღებულია თქვენს ორგანიზაციაში.
